Alle collecties
Uitgaven
Hoe kan ik de inkomende e-mail instellen?
Hoe kan ik de inkomende e-mail instellen?
Ryan Voerman avatar
Geschreven door Ryan Voerman
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Binnen InformerOnline is het mogelijk om inkoopfacturen direct naar de boekhouding te laten mailen. Hiervoor dien je wel bepaalde instellingen goed te zetten. Hieronder word uitgelegd welke instellingen en hoe deze ingesteld dienen te worden.

Instructievideo

Inkomende e-mail instellen

Voordelen

Een groot voordeel van deze functie is bovendien de mogelijkheid tot het automatisch inlezen van de facturen d.m.v. OCR, het welbekende “scannen en herkennen”, of UBL waarbij de inhoud van de facturen door InformerOnline wordt herkend.

Je kunt daarom ook zelf de facturen (max. 20 MB per mail, 2MB per bijlage en max. 20 bijlages) naar dit e-mailadres doorsturen. Het gebruik van UBL zit echter niet standaard bij je abonnement inbegrepen. Dit is een aanvullende optie. OCR zit hoogstwaarschijnlijk wel inbegrepen in je abonnement. Raadpleeg altijd de helpdesk om dit zeker te weten.

Hoe in te stellen

Om de e-mail instellingen voor de inkomende e-mail aan te passen, klik je in het menu aan de linkerkant op “Instellingen”, “Stamgegevens” en dan E-mail instellingen.

Bovenin het scherm kan je het e-mailadres instellen dat je voor deze functie zou willen gebruiken. Indien het adres nog vrij is, zal deze worden aangemaakt. Vervolgens kun je ook aangegeven of je een bericht wilt ontvangen bij elke binnengekomen factuur.

Inkomende_e-mail_1.PNG

Maak je gebruik van een forward (het automatisch doorsturen van e-mails) om je facturen door te sturen, dan dien je iets extra's in te stellen.

In het invulveld onder de @informeronline.eu kun je het forward e-mailadres invullen. Hier vul je dus het oorspronkelijke e-mailadres in dat de mail heeft ontvangen.

Inkomende_e-mail_2.PNG

In het bovenstaand voorbeeld komen de facturen eigenlijk binnen op [email protected] maar is ingesteld dat deze direct doorgestuurd worden naar [email protected].

Mocht je e-mail willen ontvangen als er een factuur is binnengekomen, kun je via het pulldown menu deze optie selecteren. Tevens kun je daar een e-mailadres opgeven waarop je de mails wilt ontvangen.

Inkomende_e-mail_3.PNG

Mailen naar het archief of verkoopboek

Standaard komen de mails binnen in Uitgaven.
Het is echter ook mogelijk om met dit e-mailadres te mailen naar het verkoopboek en archief.
In onderstaand voorbeeld gaan we ervan uit dat het ingestelde e-mailadres [email protected] is.
Om rechtstreeks te mailen naar het verkoopboek stuur je een e-mail naar [email protected].
Om rechtstreeks te mailen naar het archief stuur je een e-mail naar [email protected]

Je kunt ook gebruik maken van de Informer inbox. Zo komt alles binnen op één plek en kun je daarna de juiste locatie toekennen aan het document.

Was dit een antwoord op uw vraag?