Bei InformerOnline hast du die Möglichkeit, deine Einkaufsrechnungen automatisch verbuchen zu lassen. Durch dieses intelligente Tool kannst du viel Zeit sparen. Der BuchungsRoboter ist im Standardpaket von InformerOnline inkludiert, wodurch du ihn gratis nutzen kannst. Um diese Funktion nutzen zu können müssen Rechnungen im UBL Format in das System importiert bzw. hochgeladen werden. UBL steht für "Universal Business Language" und ist ein Europäischer Standard für XML-Dateien.

Informer BuchungsRoboter™ aktivieren

Gehe in deinen Buchhaltungsprogramm links unten auf "Einstellungen" und klicke auf "BuchungsRoboter".

Hier kannst du folgendes einstellen:

Aktiv: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, ist der BuchungsRoboter™ aktiv, und Eingangsrechnungen werden automatisch verarbeitet.

Im dazugehörigen Feld rechts daneben kannst du angeben, nach wie vielen Rechnungen von demselben Kunden der BuchungsRoboter die Rechnungen automatisch verbuchen soll (Die erste Rechnung von einer neuen Adresse muss immer manuell eingeben werden).

Im Bild oben ist dieses Feld auf 1 gesetzt. Dies bedeutet, dass nur eine Kaufrechnung von einem Kreditor manuell gebucht werden muss. Danach übernimmt dies der BuchungsRoboter für dich.

Kontrolle auf Durchschnittswerte: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, führt InformerOnline eine Prüfung der Eingangsrechnungen durch. Hier kann z.B. festgelegt werden, dass eine Rechnung nicht mehr als 25% vom Durchschnittswert der Einkaufsrechnungen des Gläubigers abweichen darf.

Im dazugehörigen Feld kannst du somit den Prozentsatz des Durchschnittswerts angeben.

Hast du hier 25 angeben, legst du damit fest, dass eine Rechnung nicht mehr als 25% vom Durchschnitt der Einkaufsrechnungen des Gläubigers abweichen darf.

Achtung! Nicht vergessen auf „Speichern“ zu klicken, wenn alles ausgewählt wurde.

Jetzt kann die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen beginnen.

Wenn du eine UBL-Rechnung an Informer schickst, wird die Rechnung zu den Ausgangs-/Eingangsrechnungen hinzugefügt.

Wie oben erwähnt, muss die erste Einkaufsrechnung manuell gebucht werden, damit InformerOnline die Einkaufsrechnungen des Gläubigers automatisch verbuchen kann.

Wenn die Einkaufsrechnungen automatisch gebucht werden, gibt es verschiedene Symbole, wessen Bedeutung wir dir im folgenden auflisten:

: Dieses Symbol bedeutet, dass die UBL-Rechnung nicht gebucht werden konnte. Der Grund hierfür kann sein, dass es noch nicht genug Rechnungen von dieser Adresse im System gibt. Nach wie vielen Rechnungen der selben Adresse der BuchungsRoboter die Rechnungen automatisch buchen darf, kannst du in den Einstellungen angeben.

: Dieses Symbol bedeutet, dass die Rechnung manuell gebucht wurde. Dies erkennst du an dem kleinen Männchen neben dem UBL-Zeichen

: Dieses Symbol bedeutet, dass die Rechnung automatisch gebucht wurde. Das erkennst du an dem kleinen Häkchen.

Wenn du eine Rechnung mit OCR (Optical Character Recognition) hochlädst, gibt es folgende Möglichkeiten:

: Dieses Symbol bedeutet, dass die OCR nach den Rechnungsinformationen sucht.

: Dieses Symbol bedeutet, dass die OCR die Informationen erfolgreich erkannt hat. Nun kann deine Einkaufsrechnung verarbeitet werden. Das siehst du an dem kleinen Männchen neben dem OCR-Zeichen.

: Dieses Symbol bedeutet, dass die Einkaufsrechnung, mit der Hilfe von OCR, manuell verarbeitet wurde.

Bestimmte Zulieferer von dem BuchungRoboter™ ausschließen.

Natürlich kann es auch vorkommen, dass du Rechnungen bestimmter Zulieferer nicht mit dem BuchungsRoboter verarbeiten lassen möchtest. Diese Zulieferer kannst du unter dem Punkt "Folgende Zulieferer vom BuchungsRoboter ausschließen" vermerken.

Folglich werden Rechnungen dieses Zulieferers nicht automatisch verbucht.

In diesem Bild zeigen wir dir, wie diese Option aussieht.

Wenn du einen Zulieferer den du bereits ausgeschlossen hast wieder inkludieren möchtest, musst du einfach nur auf den kleinen Mülleimer neben dem Zulieferer klicken. Dieser Lieferant wird dann wieder von dem BuchungsRoboter verbucht.