Innerhalb von Informer ist es möglich, die Bankmutationen automatisch verbuchen zu lassen. Dies beschleunigt den Verarbeitungsprozess der Bankmutationen erheblich.
Informer BankRobot
Informer BankRobot Erklärung
Die Bankmutationen von Eingangs- und Verkaufsrechnungen werden automatisch verbucht, wenn der BankRobot eine Übereinstimmung herstellen kann.
Der BankRobot gleicht anhand der Rechnungsnummer und des Betrags ab. Gibt es bei beiden Punkten eine Übereinstimmung, verbucht der BankRobot diese automatisch.
So erhalten übereinstimmende Rechnungen direkt nach dem Einlesen der Bankmutationen den Status Bezahlt.
Du kannst eine Übereinstimmung des BankRobot daran erkennen, dass die Mutation blau gekennzeichnet ist und den Namen BankRobot trägt.
Mehrwert des BankRobot
Der BankRobot arbeitet standardmäßig automatisch und ausschließlich auf Basis von Rechnungen.
Gehört zu einer Bankmutation keine Rechnung, wird die Mutation vom BankRobot nicht automatisch verbucht.
Wahrscheinlich gibt es viele Transaktionen, die regelmäßig wiederkehren. Denke hierbei zum Beispiel an die Auszahlung von Gehältern. Die Gehaltszahlung erfolgt jeden Monat, wodurch auch die Buchung jeden Monat identisch ist.
Um den Buchungsprozess zu beschleunigen, kann für eine solche Buchung selbst ein BankRobot angelegt werden. Auf diese Weise können viele Transaktionen automatisch durch den BankRobot verbucht werden.
BankRobot über Einstellungen anlegen
Um eine BankRobot-Buchung anzulegen, folge den untenstehenden Schritten:
Gehe links im Menü zu Einstellungen;
Wähle BankRobot und klicke auf Neu;
Fülle die abgefragten Daten aus:
Beschreibung: Gib dem BankRobot einen Namen, um die verschiedenen Roboter voneinander zu unterscheiden;
Bankkonto: Wähle ein Bankkonto für den Roboter. Wähle Alle Konten, wenn der Roboter die Transaktionen aller Konten abgleichen soll;
Bedingungen: Füge Bedingungen hinzu, nach denen der Roboter eine Übereinstimmung suchen soll;
Gutschrift oder Belastung: Lasse den Roboter auf Gutschriften oder Belastungen abgleichen;
Eine der oder Alle: Lasse den Roboter auf eine der angegebenen Bedingungen oder auf alle angegebenen Bedingungen abgleichen;
Bedingung:
Beschreibung, Betrag oder Gegenkonto: Lasse den Roboter auf eine Beschreibung, einen Betrag oder ein Gegenkonto abgleichen. Ist die Beschreibung nicht immer identisch, gib einen Teil der Beschreibung ein, um dennoch eine Übereinstimmung zu erzielen.
Vergleich:
Beschreibung:
Gleich: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der die Beschreibung exakt dem eingegebenen Wert entspricht;
Enthält: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der die Beschreibung den eingegebenen Wert enthält;
Enthält nicht: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der die Beschreibung den eingegebenen Wert nicht enthält;
Betrag:
Gleich: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der der Betrag dem eingegebenen Wert entspricht;
Größer als: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der der Betrag größer als der eingegebene Wert ist;
Größer als oder gleich: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der der Betrag größer oder gleich dem eingegebenen Wert ist;
Kleiner als: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der der Betrag kleiner als der eingegebene Wert ist;
Kleiner als oder gleich: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der der Betrag kleiner oder gleich dem eingegebenen Wert ist;
Gegenkonto:
Gleich: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der das Gegenkonto dem eingegebenen Wert entspricht;
Enthält: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der das Gegenkonto den eingegebenen Wert enthält;
Enthält nicht: Lasse den Roboter eine Übereinstimmung suchen, bei der das Gegenkonto den eingegebenen Wert nicht enthält;
Wert: Lasse den Roboter auf den eingegebenen Wert abgleichen;
4. Beziehung: Wähle eine Beziehung, auf die die Transaktion gebucht werden soll. Dieses Feld ist nicht verpflichtend;
5. Buchung:
Ausgangsbetrag oder Ausgangsprozentsatz:
Ausgangsbetrag: Wähle Ausgangsbetrag, wenn der Betrag der Transaktion immer gleich ist. Der Roboter sucht dann nur nach einer Übereinstimmung mit diesem Betrag und den eingegebenen Bedingungen;
Ausgangsprozentsatz: Wähle Ausgangsprozentsatz, wenn der Betrag der Transaktion variiert. Der Roboter sucht dann immer auf Basis der eingegebenen Bedingungen. Der Gesamtprozentsatz der Buchung muss immer 100 % betragen.
BankRobot löschen oder archivieren
Möchtest du den BankRobot nicht mehr verwenden, kannst du ihn löschen oder archivieren.
Um einen BankRobot zu löschen oder zu archivieren, folge den untenstehenden Schritten:
Gehe links im Menü zu Einstellungen;
Wähle BankRobot;
Markiere den zu löschenden oder zu archivierenden BankRobot und wähle Aktion auswählen;
Wähle Löschen, um den BankRobot zu löschen. Hinweis: Du kannst einen BankRobot nur löschen, wenn er noch keine Transaktionen verbucht hat;
Wähle Archivieren / Dearchivieren, um den BankRobot zu archivieren. Ein archivierter BankRobot wird von Informer nicht mehr verwendet.
Möchtest du einen archivierten BankRobot wieder verwenden? Folge dann den obenstehenden Schritten, um den BankRobot zu dearchivieren!
BankRobot über Transaktionen anlegen
Um den Anlegeprozess zu beschleunigen, kann ein BankRobot direkt aus einer Transaktion heraus erstellt werden. Gehe dazu wie folgt vor:
Gehe links im Menü zu Bank/Kasse;
Öffne eine Transaktion, für die ein BankRobot angelegt werden soll;
Wähle Neuer BankRobot, um einen Roboter anzulegen;
Alle Informationen sind bereits auf Basis der geöffneten Transaktion ausgefüllt;
Wähle Speichern, um den neuen BankRobot zu aktivieren.