Du möchtest eine Gutschrift verbuchen, welche du deinen Kunden erstellt hast oder von deinen Lieferanten erhalten hast? Gehe hier folgendermaßen vor:

Szenario 1: Du hast eine Gutschrift an deine Kunden gesendet.

Es gibt zwei Möglichkeiten eine Gutschrift zu verbuchen. Automatisch oder manuell. Beide Fälle werden hier behandelt.

Die automatische Verbuchung einer Gutschrift kann nur erfolgen, wenn der gesamte Rechnungsbetrag gutgeschrieben wird. Wenn du du nur einen Teil des Rechnungsbetrages gutschreiben möchtest, dann muss diese Gutschrift manuell verbucht werden.

In deinem System sind bereits standardmäßig die richtigen Einstellungen implementiert, die für eine automatische Buchung von Gutschriften notwendig sind.

Automatische Verbuchung einer Gutschrift

Gutschriften die dem vollständigen ursprünglichen Rechnungsbetrag entsprechen, können automatisch verbucht werden. Dies hat den Vorteil, dass du nach dem Senden der Gutschrift keine weiteren Schritte mehr tätigen musst, um diese zu verbuchen.

Hierfür ist bereits für dich in deinen Einstellungen>Buchhaltung das richtige Journal "40 - Sonstige Buchungen" voreingestellt.

Im folgenden Beispiel wird die Rechnung 2020-0008 gutgeschrieben.

Dafür muss die entsprechende Rechnung zunächst markiert werden. Danach gehst du unter "Aktion auswählen" auf "Gutschreiben".

Nach dem Klicken auf "Gutschrift" wird vom System ein Rechnungsentwurf erstellt. Der Gutschriftsbetrag entspricht dem Rechnungsbetrag der ursprünglichen Rechnung, mit dem einzigen Unterschied, dass der Betrag negativ ist.

Damit die Gutschrift automatisch verbucht wird, musst du diese versenden. Du kannst sie aber auch einfach als versandt markieren, ohne diese zu versenden. Dafür markierst du die Rechnung und klickst unter "Aktion auswählen" auf "Senden". Standardmäßig wird nun unter "An" eine E-mail Adresse angeführt. Du kannst dort im Dropdown Menü aber auch "Als verschickt markieren" auswählen.

Nach dem senden der Gutschrift, bekommt die Gutschriftsrechnung automatisch eine Rechnungsnummer zugewiesen und sowohl die originale Rechnung als auch die Gutschriftsrechnung werden als bezahlt markiert.

InformerOnline hat nun auch automatisch eine entsprechende Buchung im entsprechenden Journal "40. Sonstige Buchungen" vorgenommen.

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Manuelle Verbuchung einer Gutschrift

Teil-Gutschrift

Falls nicht die gesamt Rechnung gutgeschrieben werden muss, kann die Gutschrift nicht automatisch verbucht werden.

Um die Gutschrift richtig zu verbuchen muss daher die ursprüngliche Rechnung der Gutschrift angepasst werden.

Dies kannst du über "Erweitert" > "40. Sonstige Buchungen" > "Neu" erledigen.

Unten unter dem Reiter "Verkäufe" befinden sich die zwei ausstehenden Rechnungen, die noch verbucht werden müssen (Die ursprüngliche Rechnung und die Gutschrift).

Da der Betrag der Gutschrift (in unserem Beispiel -10€) ungleich ist wie der Betrag der ursprünglichen Rechnung (in unserem Beispiel 12€) kann die Gutschrift nicht automatisch verbucht werden.

Es muss daher der Betrag der ursprünglichen Rechnung zunächst an den Betrag der Gutschrift angepasst werden. Klicke zunächst auf die beiden entsprechenden Rechnungen, damit diese im obigen Feld aufscheinen.

Passe nun den Betrag der Gutschrift an den Betrag der ursprünglichen Rechnung manuell an und speichere die Buchung sobald die beiden Werte ausgeglichen sind.

Die Gutschrift hat nun den Status "bezahlt" bekommen. Die originale Rechnung bekommt diesen Status noch nicht, da noch ein Teil der Rechnung offen ist.

Komplette Gutschrift

Diese oben erwähnte Vorgangsweise über die sonstigen Buchungen kann auch genutzt werden wenn man sowohl eine Rechnung und eine Gutschrift in selber höhe hat für die nie eine Zahlung erfolgt ist. Vor allem bei Einkaufsrechnung kann die nützlich sein, aber auch wenn man Verkaufsrechnung und Gutschrift nicht über Informer erstellt und diese daher nicht automatisch verbucht werden können. Man kann diese ebenfalls über die sonstigen Buchungen auf bezahlt setzen.

z.B.:

Nach dem Speichern dieser Buchung sind sowohl Rechnung als auch Gutschrift als bezahlt verbucht.

Szenario 2: Du hast eine Gutschrift von deinen Lieferanten erhalten

Idealerweise hast du eine passende Gutschriftsrechnung von deinem Lieferanten erhalten. Diese Gutschriftsrechnung kannst du wie gewohnt in Informer in den Ausgaben Bereich importieren.

Achtung: Eine Gutschriftsrechnung muss im Ausgaben Bereich einen negativen Betrag haben.

Nun kannst du den Eingang der Gutschrift auf deinem Geschäftskonto mit der passenden Gutschriftsrechnung verknüpfen. Gehe dafür im Bank/Kasse Bereich zum passenden Kontoeingang.
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(Hinweis: Dies ist nur ein Beispiel eines Kontoeingangs zur Veranschaulichung)

Du kannst nun auf diesen Kontoeingang (Die Gutschrift) klicken und die passende Gutschriftsrechnung bei den Einkaufsrechnungen suchen und zuordnen.

Klicke auf die Gutschriftsrechnung, überprüfe die Eingabe und speichere ab.

Du wirst nun sehen, dass die Buchungen wieder ausgeglichen sind und der Saldo 0 ist:

(Diese Ansicht findest du bei Interesse unter Übersicht>Konten> suche nach dem gewünschten Konto>Filter)

(Du kannst unter Übersicht>Konten in Informer jederzeit überprüfen ob du richtig gebucht hast. Du kannst für jedes deiner Konten genau überprüfen welche Buchungen stattgefunden haben und ob alles in Ordnung ist)

Du hast keine passende Gutschriftsrechnung erhalten?

Du kannst die Gutschrift auch direkt ohne Rechnung auf das passende Konto verbuchen.

Klicke dafür auf den Kontoeingang im Bank/Kasse Bereich und wähle das selbe Sachkonto welches auch für die ursprüngliche Eingangsrechnung genutzt wurde.

z.B. Du hast Waren eingekauft und die entsprechende Rechnung auf das Konto "5000-Wareneinkauf" gebucht. Du sendest diese Waren zurück da diese Fehlerhaft sind und erhältst eine Gutschrift auf dein Geschäftskonto. Diesen positiven Kontoeingang müsstest du bei einer fehlenden Gutschriftsrechnung direkt auf das Sachkonto "5000-Wareneinkauf" buchen, damit das Konto wieder ausgeglichen ist.

(Allgemeine Verständnisinfo in diesem Zusammenhang: Verknüpfe ich eine Banktransaktion mit einer Rechnung, dann bestimmt die Rechnung, auf welche Sachkonten gebucht wird. Gibt es keine Rechnung, dann muss ich manuell auf das passende Sachkonto buchen.)

Du hast keine Transaktion im Bank/Kasse Bereich die du verbuchen kannst weil du deine Banktransaktionen nicht importieren kannst oder das Informer Paket "Buchhaltung Basis" nutzt?

Unter Erweitert>Kasse oder Erweitert>Bank1 kannst du manuell deine Gutschrift verbuchen. Gehe dafür im jeweiligen Journal oben rechts auf "Neu" und trage die Gutschrift ein. Wähle dazu noch das passende Sachkonto auf welches diese Gutschrift gebucht werden soll. Auch das Bezahldatum ist zu wählen.