Was ist UBL?
UBL steht für Universal Business Language und ist ein internationaler Standard zum Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen. Die Struktur basiert auf XML (Extensible Markup Language) und wird von Informer unterstützt.
UBL-Dateien (meist mit der Endung) werden häufig gemeinsam mit der PDF-Rechnung per E-Mail versendet.
Vorteile von UBL
Für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann UBL verwendet werden.
Die UBL ist eine .xml-Datei, die häufig gemeinsam mit der Rechnung per E-Mail mitgeschickt wird.
Wenn du per E-Mail eine Rechnung mit einer .xml-Datei erhältst, kann diese direkt per E-Mail an deine Buchhaltung weitergeleitet werden. Mehr dazu findest du im Hilfeartikel Wie richte ich den eingehenden E-Mail-Empfang ein?
UBL-Rechnungen können automatisch gebucht werden, wenn der Informer BuchungsRoboter aktiviert ist.
Ist der BuchungsRoboter nicht aktiviert, hat eine UBL-Rechnung dennoch Vorteile.
Der größte Vorteil der UBL-Rechnung ist die Zeitersparnis. Durch die UBL weiß das System, welche Daten in der Rechnung eingetragen werden müssen.
Vom Lieferanten bis zum Mehrwertsteuersatz: Alles ist bereits bekannt.
UBL-Eingangsrechnung buchen
So buchst du eine UBL-Rechnung manuell:
Öffne die Rechnung in Informer über das Menü Einkauf > Zu verarbeiten;
UBL-Rechnungen erkennst du am Hinweis „UBL“ hinter dem Status „Zu verarbeiten“;
Informer hat alle Felder automatisch anhand der UBL-Datei ausgefüllt;
Überprüfe die Angaben, nimm ggf. Anpassungen vor und klicke auf Speichern, um die Rechnung zu verbuchen.
UBL-Eingangsrechnung automatisch buchen
Wenn der Informer BuchungsRoboter aktiviert ist, wird die Rechnung automatisch gebucht.
Die Schritte aus UBL-Eingangsrechnung buchen sind dadurch nicht mehr erforderlich.
Aktiviere den Informer BuchungsRoboter, um UBL-Eingangsrechnungen automatisch buchen zu lassen.
Wie der BuchungsRoboter aktiviert wird, findest du im Hilfeartikel Informer BuchungsRoboter.