Er is veel onduidelijkheid hoe een incassobatch werkt en de bijbehorende vervolgstappen.

Daarom deze uitleg over het juist genereren en verwerken van de incassobatch.

1. Wanneer een factuur de betalingsconditie "Incasso" heeft, kun je deze facturen terugvinden in het kopje "Te incasseren" (zie het met zwart omkaderde veld aan de linker kant) ​​

Om de batch succesvol aan te kunnen maken, moet het IBAN nummer + BIC code zijn ingevuld bij de financiële gegevens van de relatie. Als je dit hebt gedaan, kun je de batch maken via Selecteer aktie > Incassobatch (zie het met zwart omkaderde rechter veld). Het is helaas niet mogelijk om creditfacturen mee te nemen in de incassobatch.

In het volgend venster kun je een bank selecteren, de betaaldatum opgeven en het te betalen bedrag aanpassen (bijvoorbeeld als je een deel wilt incasseren). ​ ​

​Als alles naar wens staat ingevuld klik je op Maak batch.

2. Nu dient het incassobestand gedownload en kun je het op sturen naar de bank. Let op: Het bestand wordt pas gedownload op het moment dat je klikt op "Download de incassobatch". ​ ​Ben je dit per ongeluk vergeten te doen, is de batch altijd nog terug te vinden via Overzichten > Batches.

3. Na het aanmaken van de batch komen de facturen van de incasso batch op status "Betaald" te staan. Wanneer een klant geen toereikend saldo op zijn of haar rekening heeft staan, zal de factuur worden gestorneerd. Uitleg over de storno's vindt je hier. ​​

4. Het gehele bedrag van de incasso zal nu geboekt zijn op categorie "Incasso onderweg". Dit overzicht is gegenereerd via Overzichten -> Grootboek -> 1210 Incasso Onderweg. ​​

5. Wanneer je het geld van de bank heeft ontvangen en de bankmutaties upload binnen InformerOnline, kun je het afschrift/de afschriften die bij de facturen horen koppelen aan categorie "Incasso onderweg" en niet aan de factuur. ​​

6. Door de batch staan de facturen al op "Betaald" en als je het afschrift aan de factuur koppelt, betaal je de factuur dus dubbel. Wanneer je nu dus de afschriften koppelt aan categorie "Incasso onderweg", waar de batch op is geboekt, zal het saldo van categorie "Incasso onderweg" weer op 0 komen, waardoor jouw boekhouding weer in balans is. ​​

Dan krijg je als resultaat dat de facturen dubbel betaald zijn en dus weer de status "openstaand" hebben. ​