Er is veel onduidelijkheid hoe een betaalbatch werkt en de bijbehorende vervolgstappen. Daarom deze uitleg over het juist genereren én verwerken van de betaalbatch.

------

1. Inkoopfacturen kunnen worden 'betaald' door een betaalbatch te maken. Leveranciers waarvoor een machtiging is afgegeven, kunnen niet worden meegenomen in de betaal batch. ​ ​

Om de batch succesvol aan te kunnen maken, moet het IBAN nummer + BIC code zijn ingevuld bij de financiële gegevens van de relatie. Als je dit hebt gedaan, kun je de batch maken via Selecteer actie > Betaalbatch (zie het met zwart omkaderde veld). Het is helaas niet mogelijk om creditfacturen mee te nemen in de betaalbatch.

In het volgend venster kun je een bank selecteren, de betaaldatum opgeven en het te betalen bedrag aanpassen (bijvoorbeeld als het een deelbetaling betreft). ​ ​

​ ​Als alles naar wens staat ingevuld klik je op Maak batch.

2. Nu dient het betaalbestand gedownload en kun je het op sturen naar de bank. Let op: Het bestand wordt pas gedownload op het moment dat je klikt op "Download het betaal bestand". ​ ​Ben je dit per ongeluk vergeten te doen, is de batch altijd nog terug te vinden via Overzichten > Batches.

3. Na het aanmaken van de batch komen de facturen van de betaal batch op status "Betaald" te staan.

4. Het gehele bedrag van de betaling zal nu geboekt zijn op categorie "Betalingen onderweg". Dit overzicht is gegenereerd via Overzichten -> Grootboek -> 1220 Betalingen Onderweg. ​ ​

5. Wanneer de factuur daadwerkelijk is betaald en je de bankmutaties upload binnen InformerOnline, kun je het afschrift die bij de facturen horen koppelen aan categorie "Betalingen onderweg" en niet aan de factuur. ​ ​

6. Door de batch staan de facturen al op "Betaald" en als je het afschrift aan de factuur koppelt, betaal je de factuur dus dubbel. Wanneer je nu dus de afschriften koppelt aan categorie "Betalingen onderweg", waar de batch op is geboekt, zal het saldo van categorie "Betalingen onderweg" weer op 0 komen, waardoor de boekhouding weer in balans is. ​ ​

Dan krijg je als resultaat dat de facturen dubbel betaald zijn en dus weer de status "openstaand (of te laat)" hebben. ​