Voor het verwerken van de inkoopfacturen kun je gebruiken maken van UBL maar ook van de in InformerOnline beschikbare module Scan & Herken (ook wel OCR genoemd). De module OCR is standaard aanwezig in de huidige InformerOnline ZZP Plus en MKB pakketten, maar moet nog wel worden geactiveerd in de App store via Instellingen. In oudere InformerOnline pakketten is de OCR-functie een optie voor €5,- per maand. Als een upgrade naar een nieuw pakket voordeliger is, kun je zelf upgraden naar één van de momenteel beschikbare pakketten.
OCR is in te schakelen via Instellingen > App store. Daar kan de module 'Scan & Herken' worden geactiveerd.
De werking van OCR is nagenoeg identiekaan de UBL. Het nadeel van OCR ten opzichte van UBL is dat OCR minder betrouwbaar is. Waar UBL een digitale factuur is, is OCR simpelweg een scanner die de inkoopfactuur scant. Hierdoor is het niet met zekerheid te zeggen dat alle gegevens worden herkend.
Doordat achter Te verwerken een loadertje staat, zoals in onderstaand voorbeeld, weet je dat de OCR functie nog bezig is met de inkoopfactuur te scannen. Heb je inkoopdocumenten geupload vóórdat de OCR is aangezet, dan werkt de OCR niet. OCR werkt alleen op nieuwe documenten die worden geupload.
De OCR werkt aan de hand van het IBAN, KvK en BTW nummer die op de factuur vermeld staan. Het is dus essentieel dat deze gegevens bij de relaties zijn ingevuld als je de module OCR hebt geactiveerd. Heb je deze gegevens niet ingevuld, zal OCR niet naar behoren werken.
In onderstaandvoorbeeld kun je een inkoopfactuur zien die is herkend door de OCR functie en voor zover mogelijk direct is ingevuld.
Aan de hand van de 3 gegevens (IBAN, KvK, BTW) heeft de OCR de gegevens zoals leverancier, factuurdatum, factuurnummer en het bedrag al herkend en voor je ingevuld. Net zoals met UBL is ook de categorie al ingevuld. Dit is opgegeven bij de relatie bij de financiële gegevens.
Als alle gegevens goed zijn ingevuld kan de inkoopfactuur worden opgeslagen. De factuur is nu verwerkt en staat nu met de juiste gegevens tussen de Uitgaven.