Voor het verwerken van de inkoopfacturen kun je gebruik maken van UBL facturen. Wanneer je via de "e-mail instellingen" een e-mail adres hebt opgegeven voor de inkoopfacturen kun je de facturen met de XML file doorsturen naar jouw administratie.

Een UBL factuur kan automatisch geboekt worden. Om een UBL factuur automatisch te laten boeken moet de BoekRobot aan staan en moet bij de relatie onder het tabje Financieel het veld Grootboekrekening inkoopfacturen te zijn ingevuld.

Als je een factuur hebt ontvangen met UBL, maar deze kon niet automatisch geboekt worden, zal dat zichtbaar zijn in het overzicht bij de inkoopfacturen. Achter Te verwerken zal namelijk UBL komen te staan, zoals onderstaand voorbeeld.
Heb je geen UBL ontvangen maar zou je van de inkoopfactuur wel een UBL factuur willen maken, dan kun je gebruik maken van de module HerkenRobot (0,35 per document).

Als je op "Te verwerken" klikt, zul je zien dat je de inkoopfactuur niet meer zelf hoeft te verwerken maar dat de UBL alle gegevens al voor je heeft ingevuld. Bij relatie Cubic Colors B.V. is bij de financiële gegevens ingevuld bij “Grootboekrekening inkoop facturen” dat inkoopfacturen automatisch geboekt kunnen worden op 4300 – Kantoorbenodigdheden. Daardoor is de categorie al direct ingevuld, en hoeft deze niet meer handmatig gekozen te worden. ​

Nu hoef je alleen nog maar de inkoopfactuur te controleren op onjuistheden. Staan er geen onjuistheden meer, kan de factuur worden opgeslagen De factuur is nu verwerkt en staat nu met de juiste gegevens tussen de Uitgaven.​