Wij willen je graag informeren over het afsluiten van boekjaren en het gereed maken van de instellingen voor het nieuwe jaar. Om het overzichtelijk te houden is dit in diverse onderdelen ingedeeld. Het kan zijn dat er bepaalde onderdelen niet gebruikt worden of dat deze onderdelen niet beschikbaar zijn in je versie. Je kunt deze onderdelen dan gewoon overslaan. Wij gaan er in onderstaande uitleg van uit dat je werkt met Informer vanaf versie 10. Om deze wijzigingen door te voeren dien je in te loggen als systeembeheerder.

Alvorens deze wijzigingen door te voeren dien je een back-up te maken van de administratie zodat je de afgesloten boekjaren later nog wel kunt raadplegen. handmatig een back-up maken gaat als volgt:

- Ga naar Archief > Systeembeheer > Systeeminstellingen. Noteer de locatie die in het backup-pad staat.

_1_Backup-pad.PNG

- Vervolgens kies je in het lint voor de knop "Backup"

_2_backup_knop.PNG

- De back-up is nu gemaakt op de door jou gekozen locatie.

Factuurnummering: Indien je met een factuurnummering werkt waarin een verwijzing naar het jaar is opgenomen zoals bijvoorbeeld 20221234 voor 2022dan kun je dit als volgt instellen. Ga in het boven menu naar Boekhouding > Diversen > Instellingen boekhouding, kies hier het tabblad standaardvelden. Hier kun je het "Laatst gebruikte verkoopfactuurnummer" aanpassen.
Van bijvoorbeeld 20221234 kun je het nummer 20231234 maken. De eerstvolgende factuur krijgt dan 20231235. Indien je 2023 weer vanaf 0001 wilt beginnen, zet je 20230000 neer. Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 20220001 of naar 0001. Dit zal namelijk onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.

Offertenummering/ordernummering: Verwijzen je offerte en order nummers ook naar het jaar, dan kun je ook deze nummering aanpassen. Ga hiervoor in het boven menu naar Verkoop > Instellingen orders/offerte.

_3_Verkoop_-_instellingen_orderofferte.PNG

Van bijvoorbeeld 20221234 kun je het nummer 20231234 maken. De eerstvolgende offerte krijgt dan 20231235. Indien je 2023 weer vanaf 0001 wilt beginnen, zet je 20230000 neer. Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 20220001 of naar 0001. Dit zal namelijk onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.

Projectnummering: Verwijzen je projectnummers ook naar het jaar dan kun je ook deze nummering wijzigen. Ga hiervoor in het boven menu naar Project > Diversen > Instellingen projectadministratie. Hier kun je het "Laatst gebruikte projectnummer" aanpassen.
Van bijvoorbeeld 20221234 kun je het nummer 20231234 maken. Het eerstvolgende project krijgt dan 20231235. Indien je 2023 weer vanaf 0001 wilt beginnen, zet je 20230000 neer. Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 20220001 of naar 0001. Dit zal namelijk onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.

Abonnementsnummering: Indien je abonnementsnummers verwijzen naar het jaar van afsluiten moet de nummering hiervan ook worden aangepast. Ga hiervoor in de menubalk naar Verkoop > Abonnementenregistratie > Instellingen Abonnementen. Indien je abonnementsnummer bijvoorbeeld 20223456 zijn voor abonnementen van 2022 dan kun je de prefix nu veranderen naar bijvoorbeeld 2023. Je kunt hier dan wel kiezen om het Laatst gebruikte volgnummer terug te zetten naar 0. Het eerste abonnement van 2023 krijgt dan (uitgaande van 8 posities) als nummer 20230001.

Database en administratie controleren: Ga in het boven menu naar Boekhouding > Diversen > Database management.

_4_database_management.PNG

Laat alle instellingen op de standaard staan en klik op OK.
Na de hele controle zie je een aantal regels op "Gecontroleerd" staan. Dit is zoals het hoort. Draai nu nogmaals Database management. Als ook de tweede keer de regels op "Gecontroleerd" staan dan zijn er geen fouten ontdekt in de administratie. Je kunt het jaar nu afsluiten.

Jaar afsluiten:

- Ga in het boven menu naar Boekhouding > Diversen > Jaar afsluiten.

_4_database_management.PNG


- Controleer of in de blauwe balk bovenaan "Afsluiten boekjaar 2020" staat. Staat er 2021 of later, dan hoef je niets te doen. 2023 is dan al beschikbaar.
- Bij dagboek vul je het memoriaal dagboek in. Standaard is dit dagboek 40.
- Bij rekening winstsaldo vul je de grootboekrekening in waar je het saldo van de winst- en verliesposten naar wilt afboeken. In het standaard rekeningschema is dit grootboekrekening 2100. Wijkt dit af, neem dan contact op met je boekhouder of accountant.
- Wij raden aan om de betaalde verkoopfacturen te verwijderen. Hiervoor vink je "Betaalde verkoopfacturen verwijderen" aan.
- Ditzelfde voor de inkoopfacturen & de kasbonnen.
- Als je een kopie (back-up) wilt maken van het af te sluiten boekjaar, vink je "Maak kopie van af te sluiten jaar" aan. Dit is eigenlijk niet nodig, omdat een back-up al gemaakt is.
- Alle vragen die nu voorbij komen moeten met JA beantwoord worden.
- Indien er een melding voorbij komt van databasemanagement en je heeft dat al uitgevoerd (zoals hierboven beschreven) adviseren wij om contact op te nemen met de helpdesk.
- Alle boekstukken e.d. van het jaar 2020 worden nu verwijdert uit de database.
- Aan het eind van de afsluiting krijg je de melding dat het boekjaar is afgesloten. Boekjaar 2023 is nu automatisch aangemaakt en geactiveerd.
- Indien je later nog data uit 2020 wilt raadplegen, kun je de back-up openen via Archief > Andere administratie.

Instructie video:

Was dit een antwoord op uw vraag?