Lever je abonnementen en wil je niet elke maand zelf een factuur opstellen, dan kun je de periodieke facturen hiervoor gebruiken. Periodieke facturen stel je één keer in en vervolgens maakt InformerOnline de factuur automatisch aan.
Wil je een periodieke factuur aanmaken, dan ga je links in het menu naar “Periodiek” en klik je vervolgens op "Nieuw".
De factuur maak je aan volgens het help item “Hoe maak ik een factuur?”. De daarin besproken functies zullen hier niet worden herhaalt.
Let op: Het opstellen van een periodieke factuur werkt, met uitzondering van het tabje 'Periodieke instellingen' hetzelfde als een normale verkoopfactuur. Het voordeel van een periodieke factuur opstellen is dat je automatisch een periode kunt laten invullen. Zie hiervoor het help item "Datum tags gebruiken in periodieke facturen"
Periodieke instellingen
Bij het maken van een nieuwe periodieke factuur zul je extra instellingen moeten opgeven. Dit zijn de zogeheten Periodieke instellingen.
Abonnementssoort
Bij "Abonnementssoort" kun je het type abonnement opgeven. Dit veld wordt gebruikt voor de periodieke overzichten die gemaakt kunnen worden.
Let op: Dit veld is niet verplicht. Is dit veld niet ingevuld, werkt het overzicht 'Prognose periodieke facturen' niet.
Frequentie
Bij “Frequentie” geef je aan met welke frequentie de periodieke factuur verstuurd moet worden. Hierbij kun je kiezen uit “Dag”, “Week”, "Per 4 weken", “Maand”, "2 maanden", “Kwartaal”, "4 maanden", “Half jaar” of “Jaar”. Selecteer hier de gewenste frequentie.
Ingangsdatum en einddatum
Bij “Ingangsdatum” geef je aan op welke datum de eerste factuur moet worden aangemaakt. Aan de hand van de ingestelde frequentie en de ingevulde ingangsdatum, wordt bepaald op welke andere data de vervolgfacturen worden aangemaakt dan wel verzonden. Wanneer de ingangsdatum op de eerste van de maand is en de frequentie is “Maand”, dan wordt op elke eerste dag van de maanden die daarop volgen een factuur aangemaakt. Bij "Einddatum" geef je vervolgens aan wanneer de periodieke factuur afloopt.
Verstuur factuur automatisch
Bij “Verstuur factuur automatisch” kun je aangeven of je de periodieke factuur automatisch (per e-mail) wilt laten versturen of dat je alleen wilt dat de factuur wordt aangemaakt. Als alles goed is ingesteld en je wilt dat de periodieke factuur automatisch wordt verstuurd, klik je het vakje aan zodat er een vink in verschijnt. Wanneer je hier geen vinkje achter zet, zal de factuur in concept status gemaakt worden. Vervolgens kun je zelf op de gebruikelijke manier de factuur versturen.
Verstuur maximaal X keer
Bij “Verstuur maximaal X keer” kun je aangeven hoe vaak je de factuur wilt versturen. Wanneer je hier niks invult, wordt de factuur volgens de aangegeven frequentie blijvend aangemaakt tot de einddatum of (indien de einddatum niet is ingevuld) totdat je de periodieke factuur wijzigt of verwijdert.
Wanneer je klaar bent met het instellen van de periodieke factuur, klik je onderaan op “Opslaan”. Je hebt nu een periodieke factuur aangemaakt.