Kies links in het menu voor "Instellingen" en vervolgens Voorkeursboeking inkoop of Voorkeursboeking memoriaal. Je kunt voorkeursboekingen aanmaken voor een memoriaal boeking en voor een inkoop boeking.
In onderstaand voorbeeld gaan wij een inkoop voorkeursboeking maken, dus kiezen wij voor Voorkeursboekingen inkoop en vervolgens "Nieuw". Het venster voor het aanmaken van een voorkeursboeking zal worden geopend.
Bij Code vul je de afkorting van de voorkeursboeking in. Gaat het bijvoorbeeld om een telefonie voorkeursboeking vul je hier TEL in.
In het veld Omschrijving vul je de omschrijving van de voorkeursboeking in. Deze omschrijving zul je zien wanneer je de voorkeursboeking selecteert.
Je kunt uitgaan van een Uitgangsbedrag of van een Uitgangspercentage. Wanneer het bedrag van de inkoopfactuur altijd gelijk is, kun je een Uitgangsbedrag opgeven. Verschilt het bedrag, dan kun je kiezen voor een Uitgangspercentage. De bedragen worden door InformerOnline automatisch berekend aan de hand van het nog op te geven bedrag bij de inkoopfactuur.
Na deze gegevens ingevuld te hebben kun je de factuurregels gaan ‘aanmaken’. Deze factuurregels worden, na het selecteren van de voorkeursboeking, automatisch voor je ingevuld. Gaat het om een factuur van jouw mobiele telefonie abonnement kun je bijvoorbeeld kiezen voor grootboekrekening 4330 (Telecommunicatie). Bij omschrijving vul je de omschrijving in die er op de factuur staat (bijvoorbeeld Maandelijks abonnement telefoonkosten). Je vult het bedrag in (of percentage) en het BTW type. Het BTW bedrag zal automatisch worden berekend aan de hand van het bedrag.
Hieronder vindt je een voorbeeld wat uitgaat van een Uitgangsbedrag:
Hieronder vindt je een voorbeeld wat uitgaat van een Uitgangspercentage:
Zoals je ziet is er nu een Uitgangspercentage opgegeven. 50% van het factuurbedrag zal worden geboekt op 4330 (Telecommunicatie) en de andere 50% zal worden geboekt op 4300 (Kantoorbenodigdheden).
Nadat alles naar wens is ingevuld kiest je rechtsboven voor "Opslaan".
De voorkeursboeking kan nu bijvoorbeeld worden gebruikt bij het verwerken van een inkoopfactuur.