Binnen InformerOnline is het mogelijk om de bankmutaties automatisch te laten afboeken. Dit zal het verwerkingsproces van de bankmutaties aanzienlijk versnellen.
Informer BankRobot
Informer BankRobot uitleg
De bankmutaties van in- en verkoopfacturen zullen automatisch worden afgeboekt als er door de BankRobot een match kan worden gemaakt.
De BankRobot maakt een match op het factuurnummer én bedrag. Is er een match op beide punten dan zal BankRobot deze automatisch afboeken.
Zo krijgen de matchende facturen direct na het inlezen van de bankmutaties de status Betaald.
Je kunt een match van de BankRobot herkennen doordat de mutatie blauw gelabeld is, genaamd BankRobot.
BankRobot toegevoegde waarde
De BankRobot werkt standaard automatisch en enkel op basis van facturen.
Hoort er bij een bankmutatie geen factuur zal de BankRobot de mutatie niet automatisch boeken.
Waarschijnlijk zijn er veel transacties die geregeld terugkeren. Denk hierbij aan het uitkeren van salaris. Het uitkeren van salaris komt elke maand voor waardoor de boeking ook elke maand hetzelfde is.
Om het proces van boeken te versnellen kan er voor zo'n boeking zelf een BankRobot worden aangemaakt. Op die manier kunnen veel transacties automatisch worden geboekt door de BankRobot.
BankRobot aanmaken via instellingen
Om een BankRobot boeking aan te maken volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Instellingen;
Kies voor BankRobot en kies voor Nieuw;
Vul de gevraagde gegevens in:
1. Omschrijving: Geef de BankRobot een naam om de verschillende robots uit elkaar te houden;
2. Bankrekening: Kies een bankrekening voor de robot. Kies Alle rekeningen als de robot de transacties van alle rekeningen mag matchen;
3. Condities: Voeg condities toe voor de robot om een match te zoeken;
Bijschrijving of Afschrijving: laat de robot matchen op bijschrijvingen of afschrijvingen;
Een van de of Alle: Laat de robot matchen op één van de opgegeven condities of op alle opgegeven condities;
Conditie:
Omschrijving, Bedrag of Tegenrekening: Laat de robot matchen op een omschrijving, bedrag of tegenrekening. Is de omschrijving niet altijd gelijk, vul een deel van de omschrijving in om toch te matchen.
Vergelijking:
Omschrijving:
Gelijk aan: Laat de robot een match zoeken op de omschrijving gelijk aan de ingevulde waarde;
Bevat: Laat de robot een match zoeken op de omschrijving dat de ingevulde waarde bevat;
Bevat niet: Laat de robot een match zoeken op de omschrijving dat de ingevulde waarde niet bevat;
Bedrag:
Gelijk aan: Laat de robot een match zoeken op het bedrag gelijk aan de ingevulde waarde;
Groter dan: Laat de robot een match zoeken op het bedrag groter dan de ingevulde waarde;
Groter dan of gelijk aan: Laat de robot een match zoeken op het bedrag groter dan of gelijk aan de ingevulde waarde;
Kleiner dan: Laat de robot een match zoeken op het bedrag kleiner aan de ingevulde waarde;
Kleiner dan of gelijk aan: Laat de robot een match zoeken op het bedrag kleiner dan of gelijk aan de ingevulde waarde;
Tegenrekening:
Gelijk aan: Laat de robot een match zoeken op de tegenrekening gelijk aan de ingevulde waarde;
Bevat: Laat de robot een match zoeken op de tegenrekening dat de ingevulde waarde bevat;
Bevat niet: Laat de robot een match zoeken op de tegenrekening dat de ingevulde waarde niet bevat;
Waarde: Laat de robot matchen op de ingevulde waarde;
4. Relatie: Kies een relatie waarop de transactie geboekt moet worden. Dit veld is niet verplicht;
5. Boeking:
Uitgangsbedrag of Uitgangspercentage:
Uitgangsbedrag: Kies uitgangsbedrag als het bedrag van de transactie altijd gelijk is. De robot zal alleen een match zoeken op dit bedrag én de ingevulde condities.
Uitgangspercentage: Kies uitgangspercentage als het bedrag van de transactie varieert. De robot zal altijd een match zoeken op basis van de ingevulde condities. Het totaalpercentage van de boeking moet altijd 100% zijn.
BankRobot aanmaken via transacties
Om het proces van aanmaken te versnellen kan vanuit een transactie een BankRobot worden aangemaakt. Om dat te doen volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Bank/Kas;
Open een transactie waar een BankRobot aangemaakt moet worden;
Kies Nieuwe BankRobot om een robot aan te maken;
Alle informatie is reeds ingevuld op basis van de geopende transactie;
Kies voor Opslaan om de nieuwe BankRobot te activeren.