Nadat een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, is gemaakt moet de creditfactuur weg geboekt worden tegen de oorspronkelijke factuur.
Er zijn 2 mogelijkheden voor het wegboeken van een creditfactuur. Automatisch of handmatig. Beide worden in dit help item besproken.
Instructievideo
Creditfactuur wegboeken
Om een creditfactuur weg te laten boeken zijn er 2 mogelijkheden:
Automatisch wegboeken van een creditnota;
Handmatig wegboeken van een creditnota.
Creditfactuur automatisch wegboeken
Het automatisch wegboeken van een creditnota kan enkel als de gehele factuur wordt gecrediteerd. Wanneer je een deel van een factuur wilt crediteren, zul je de stappen voor het handmatig wegboeken moeten volgen.
Instellingen voor automatisch wegboeken controleren
Let op: Voor administraties jonger dan 2019 staan de instellingen al goed. In dat geval kan deze stap worden overgeslagen.
Om een creditnota automatisch te kunnen laten wegboeken moeten de instellingen worden gecontroleerd. Om de instellingen te controleren volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Instellingen;
Kies voor Boekhoudinstellingen;
In de dropdown Dagboek automatisch boeken credit facturen kies 40 - Memoriaal;
Kies Opslaan om de wijziging door te voeren.
Creditfactuur maken
Om een creditnota automatisch weg te laten boeken, kan de creditnota maar op één manier gemaakt worden.
Om de creditnota op de juiste manier te maken volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Verkoop;
Kies voor Facturen;
Vink de te crediteren factuur aan;
Kies Selecteer een actie en klik op Crediteer;
Klik in de popup op Crediteer;
De creditnota is gemaakt en staat tussen de facturen.
Creditfactuur versturen en wegboeken
De creditnota zal de status Concept hebben. Zodra de creditnota wordt verstuurd, zal deze automatisch weg worden geboekt. Om de creditnota te verzenden volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Verkoop;
Kies voor Facturen;
Vink de creditnota aan;
Kies Selecteer een actie en klik op Verstuur;
Klik in de popup op Verstuur om te versturen per e-mail;
Als de creditnota is verstuurd krijgt deze automatisch de status Betaald, net als de factuur waar de creditnota voor gemaakt is. Hiervoor is automatisch een boeking gemaakt in het ingestelde dagboek 40 - Memoriaal.
Creditfactuur handmatig wegboeken
Soms hoeft een factuur niet in het geheel gecrediteerd te worden, maar volstaat een deelcreditnota. Deze kunnen niet automatisch weg worden geboekt. De boeking zal in dat geval zelf gemaakt moeten worden.
Creditfactuur maken
Om een deelcreditnota te maken volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Verkoop;
Kies voor Facturen en klik op Nieuw;
Vul de gegevens in zoals je dat bij een normale factuur ook doet;
Om de factuur een creditfactuur te maken vul je een negatief aantal of negatieve prijs in;
Kies Opslaan om de creditnota te maken;
De creditnota is gemaakt en staat tussen de facturen.
Creditfactuur versturen
De creditnota zal de status Concept hebben. Zodra de creditnota wordt verstuurd, zal deze automatisch weg worden geboekt. Om de creditnota te verzenden volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Verkoop;
Kies voor Facturen;
Vink de creditnota aan;
Kies Selecteer een actie en klik op Verstuur;
Klik in de popup op Verstuur om te versturen per e-mail;
Creditfactuur wegboeken
De creditnota zal net als de factuur waarvoor de creditnota is gemaakt de status Open hebben. Om de 2 facturen deels tegen elkaar weg te boeken volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Geavanceerd;
Kies voor 40 - Memoriaal en klik op Nieuw;
Vul in bij de bovenste Omschrijving: Wegboeken creditnota
Zoek via de tab Verkoopfacturen de creditnota en oorspronkelijke factuur op en klik aan;
Omschrijving wordt aan de hand van de factuur automatisch ingevuld;
Bedrag wordt aan de hand van de factuur automatisch ingevuld
Omdat de oorspronkelijke factuur een hoger bedrag heeft dan de creditnota, moet het bedrag aangepast worden:
Vul het bedrag van de creditnota in, in het veld waar het bedrag van de oorspronkelijke factuur staat.
Kies Opslaan om de boeking in de boekhouding te verwerken
Beide facturen hebben de status Betaald gekregen.