Dans Informer, il est possible de lettrer automatiquement les opérations bancaires. Cela accélère considérablement le traitement des transactions bancaires.
Informer BankRobot
Explication de l’Informer BankRobot
Les opérations bancaires liées aux factures d’achat et de vente sont automatiquement lettrées si le BankRobot peut établir une correspondance.
Le BankRobot effectue la correspondance sur la base du numéro de facture et du montant. S’il y a une correspondance sur ces deux éléments, le BankRobot lettrera automatiquement la transaction.
Les factures correspondantes obtiennent alors immédiatement le statut Payé après l’importation des opérations bancaires.
Vous pouvez reconnaître une correspondance effectuée par le BankRobot grâce à l’étiquette bleue nommée BankRobot.
Valeur ajoutée du BankRobot
Le BankRobot fonctionne automatiquement par défaut et uniquement sur la base des factures.
Si aucune facture n’est associée à une opération bancaire, le BankRobot ne traitera pas automatiquement la transaction.
Il est probable que de nombreuses transactions reviennent régulièrement, comme le paiement des salaires ou les frais bancaires. Les frais bancaires sont débités chaque mois sans que vous receviez une facture, mais vous comptabilisez chaque mois la même écriture pour cette transaction.
Pour accélérer le processus d’enregistrement, vous pouvez créer vous-même un BankRobot pour ce type d’écriture. De cette manière, de nombreuses transactions peuvent être traitées automatiquement par le BankRobot.
Créer un BankRobot via les paramètres
Pour créer une écriture BankRobot, suivez les étapes ci-dessous :
Allez à gauche dans le menu vers Paramètres ;
Choisissez BankRobot et cliquez sur Nouveau ;
Renseignez les données demandées :
1. Description : donnez un nom au BankRobot afin de distinguer les différents robots ;
2. Compte bancaire : choisissez un compte bancaire pour le robot. Choisissez Tous les comptes si le robot peut faire correspondre les transactions de tous les comptes ;
3. Conditions : ajoutez des conditions pour que le robot puisse rechercher une correspondance ;
Crédit ou Débit : laissez le robot faire correspondre les crédits ou les débits ;
L’un des ou Tous : laissez le robot faire correspondre l’une des conditions spécifiées ou toutes les conditions spécifiées ;
Condition :
Description, Montant ou Contrepartie : laissez le robot faire correspondre sur une description, un montant ou une contrepartie. Si la description n’est pas toujours identique, saisissez une partie de la description pour permettre la correspondance.
Comparaison :
Description :
Égal à : le robot recherche une correspondance si la description est égale à la valeur saisie ;
Contient : le robot recherche une correspondance si la description contient la valeur saisie ;
Ne contient pas : le robot recherche une correspondance si la description ne contient pas la valeur saisie ;
Montant :
Égal à : le robot recherche une correspondance si le montant est égal à la valeur saisie ;
Supérieur à : le robot recherche une correspondance si le montant est supérieur à la valeur saisie ;
Supérieur ou égal à : le robot recherche une correspondance si le montant est supérieur ou égal à la valeur saisie ;
Inférieur à : le robot recherche une correspondance si le montant est inférieur à la valeur saisie ;
Inférieur ou égal à : le robot recherche une correspondance si le montant est inférieur ou égal à la valeur saisie ;
Contrepartie :
Égal à : le robot recherche une correspondance si la contrepartie est égale à la valeur saisie ;
Contient : le robot recherche une correspondance si la contrepartie contient la valeur saisie ;
Ne contient pas : le robot recherche une correspondance si la contrepartie ne contient pas la valeur saisie ;
Valeur : laissez le robot faire correspondre sur la valeur saisie ;
4. Relation : choisissez une relation sur laquelle la transaction doit être enregistrée. Ce champ n’est pas obligatoire ;
5. Écriture :
Montant fixe ou Pourcentage fixe :
Montant fixe : choisissez montant fixe si le montant de la transaction est toujours identique. Le robot recherchera uniquement une correspondance sur ce montant et les conditions saisies.
Pourcentage fixe : choisissez pourcentage fixe si le montant de la transaction varie. Le robot recherchera toujours une correspondance sur la base des conditions saisies. Le pourcentage total de l’écriture doit toujours être de 100 %.
Supprimer ou archiver un BankRobot
Si vous ne souhaitez plus utiliser un BankRobot, vous pouvez le supprimer ou l’archiver.
Pour supprimer ou archiver un BankRobot, suivez les étapes ci-dessous :
Allez à gauche dans le menu vers Paramètres ;
Choisissez BankRobot ;
Cochez le BankRobot à supprimer ou archiver et choisissez Sélectionner une action ;
Choisissez Supprimer pour supprimer le BankRobot. Attention : vous ne pouvez supprimer un BankRobot que s’il n’a encore enregistré aucune transaction.
Choisissez Archiver / Désarchiver pour archiver le BankRobot. Un BankRobot archivé ne sera plus utilisé par Informer.
Souhaitez-vous réutiliser un BankRobot archivé ? Suivez les étapes ci-dessus pour le désarchiver.
Créer un BankRobot via les transactions
Pour accélérer le processus de création, un BankRobot peut être créé directement à partir d’une transaction. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
Allez à gauche dans le menu vers Banque/Caisse ;
Ouvrez une transaction pour laquelle un BankRobot doit être créé ;
Choisissez Nouveau BankRobot pour créer un robot ;
Toutes les informations sont déjà complétées sur la base de la transaction ouverte ;
Choisissez Enregistrer pour activer le nouveau BankRobot.