Binnen InformerOnline is het mogelijk om inkoopfacturen direct naar de boekhouding te laten mailen. Hiervoor dien je wel bepaalde instellingen goed te zetten. Hieronder word uitgelegd welke instellingen en hoe deze ingesteld dienen te worden.

Een groot voordeel van deze functie is bovendien de mogelijkheid tot het automatisch inlezen van de facturen d.m.v. OCR, het welbekende “scannen en herkennen”, of UBL waarbij de inhoud van de facturen door InformerOnline wordt herkend.

Je kunt daarom ook zelf de facturen (max. 20 MB per mail, 2MB per bijlage en max. 20 bijlages) naar dit e-mailadres doorsturen. Het gebruik van UBL zit echter niet standaard bij je abonnement inbegrepen. Dit is een aanvullende optie. OCR zit hoogstwaarschijnlijk wel inbegrepen in je abonnement. Raadpleeg altijd de helpdesk om dit zeker te weten.

Om de e-mail instellingen voor de inkomende e-mail in te stellen of aan te passen volg je onderstaande stappen:

In het eerste veld binnen de kolom Inkomende e-mail kun je het gewenste mailadres instellen. Geef enkel een naam op: Informer genereert automatisch een e-mailadres voor je.

Wanneer er gebruik gaat worden gemaakt van het automatisch doorsturen van mails, een forward, vul je in het tweede veld binnen de kolom Inkomende e-mail het oorspronkelijke e-mailadres van de ontvanger in.

Voorbeeld:

Komen de facturen binnen op [email protected], en worden deze automatisch doorgestuurd naar [email protected], dan is [email protected] het oorspronkelijke e-mailadres van de ontvanger. Dit adres dient dan ingevuld te worden.

Mocht je e-mail willen ontvangen als er een factuur is binnengekomen, kun je via het pulldown menu deze optie selecteren. Tevens kun je daar een e-mailadres opgeven waarop je de mails wilt ontvangen.

Standaard komen de mails binnen in Uitgaven. Direct mailen naar het archief of verkoopboek is echter ook mogelijk.

Voorbeeld:

Jouw Informer e-mailadres is: [email protected].
Jouw Informer e-mailadres voor het archief is dan: [email protected].

Jouw Informer e-mailadres voor het verkoopboek is dan: [email protected].