Soms worden er dingen, zoals verzekeringen, voor een jaar vooruitbetaald, maar wil je deze kosten wel spreiden over het hele jaar. Dat doe je via de functionaliteit kosten spreiden. Transitorische posten zijn schulden voor ontvangen diensten wanneer de betaling nog moet worden gedaan, of zijn vooruitbetaalde kosten die betrekking hebben op een latere periode.
Kosten spreiden
Instellingen controleren
Om kosten te kunnen spreiden moeten er verschillende instellingen worden gecontroleerd.
Let op: Het kan zijn dat jouw instellingen al goed staan. Controleer de boekhoudinstellingen en ga in dat geval verder met de volgende stap Kosten spreiden op een inkoopfactuur.
Dagboek toevoegen
Om een dagboek toe te voegen volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Instellingen;
Kies voor Dagboeken en klik op Nieuw;
Maak een dagboek met de volgende gegevens:
Dagboek: 43;
Omschrijving: Uitgestelde posten;
Type: Memoriaal;
Tegenrekening: leeg laten;
Extracomptabel: Activeren;
Kies Opslaan om het dagboek aan te maken.
Grootboekrekening toevoegen
Om een grootboekrekening toe te voegen volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Instellingen;
Kies voor Categorieën en klik op Nieuw;
Maak twee grootboekrekening aan met de volgende gegevens:
Grootboekrekening 1:
Nummer: 1250;
Omschrijving: Transitorische posten inkoop;
Type: Balans;
Rekeningtype: Gewone rekening;
Grootboekrekening 2:
Nummer: 1252;
Omschrijving: Transitorische posten verkoop;
Type: Balans;
Rekeningtype: Gewone rekening;
Kies Opslaan na elke grootboekrekening om deze aan te maken.
Boekhoudinstellingen
Om kosten te kunnen spreiden, moet de boekhoudinstellingen worden gecontroleerd.
Om de juiste boekhoudinstellingen te controleren volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Instellingen;
Kies voor Boekhoudinstellingen;
Bekijk het menu Uitgestelde verkoop en kosten;
Controleer of vul in met de volgende gegevens:
Dagboek uitgestelde posten: 43 - Uitgestelde posten;
Grootboekrekening uitgestelde inkoop: 1250 - Transitorische posten inkoop;
Grootboekrekening uitgestelde verkoop: 1252 - Transitorische posten verkoop;
Kies Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Kosten spreiden op een inkoopfactuur
Als de instellingen zijn aangemaakt en gecontroleerd kunnen de kosten worden gespreid. Om kosten te spreiden volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Uitgaven;
Kies voor Facturen en klik op Nieuw;
Klap het Extra instellingen open;
Activeer het schuifje Kosten spreiden;
Spreiden vanaf datum: Geef een datum op vanaf wanneer de kosten moet worden gespreid. Let op: Dit is alleen van toepassing als je met terugwerkende kracht wilt spreiden.
Aantal periodes: Geef het aantal periodes op waarover de kosten moet worden gespreid.
Vul de overige gegevens van de factuur in;
Kies Opslaan om de inkoopfactuur te boeken in de boekhouding.
Overzicht opvragen
Alle transitorische facturen zijn in een overzicht te vinden. Dit overzicht is het overzicht voor zowel inkoop- als verkoopfacturen. Alle benodigde informatie als het factuurnummer, de debiteur of leverancier, factuurdatum en of de transitorische post nog actief is of al is afgelopen.
Om het overzicht van de transitorische posten te bekijken volg je onderstaande stappen:
Ga links in het menu naar Geavanceerd;
Kies voor Transitorische posten.