Naar de hoofdinhoud

Bewijs van registratie voor Belgische bedrijven

Matthijs Meijers avatar
Geschreven door Matthijs Meijers
Gisteren bijgewerkt

Waar mogelijk haalt Swan zelfstandig de vereiste documenten op. Als dit niet mogelijk is, kan Swan de documenten op deze pagina opvragen om een rekening te openen voor je bedrijf dat geregistreerd is in België.

Belangrijk: Documenten die zijn gemarkeerd met een * zijn verplicht. Alle andere documenten kunnen per afzonderlijk geval worden opgevraagd.

Documenten moeten in het Latijnse alfabet zijn geschreven en moeten volledig, nauwkeurig en in overeenstemming met de wettelijke vereisten zijn.

Bedrijven

Rechtsvormen

Rechtsvorm (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Besloten Vennootschap (BV) / Société à Responsabilité Limitée (SRL)

Private Limited Liability Company

Naamloze Vennootschap (NV) / Société Anonyme (SA)

Public Limited Company

Vennootschap onder Firma (VOF) / Société en Nom Collectif (SNC)

General Partnership

Commanditaire Vennootschap (CommV) / Société en Commandite Simple (SCS)

Limited Partnership

Coöperatieve Vennootschap (CV) / Société Coopérative (SC)

Cooperative Company

Maatschap / Société Simple

Private Partnership without legal personality

Geaccepteerde documenten

Type document (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Details

Uittreksel Handelsregister / Extrait Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)*

Proof of Registration*

  • Moet officieel zijn en gedateerd.

  • Opgehaald door Swan uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

  • Moet binnen de afgelopen 3 maanden zijn gedateerd.

Akte van Oprichting / Statuts*

Articles of Association*

  • Moet de meest recente gepubliceerde versie zijn.

  • Opgehaald uit KBO → Publicaties in Staatsblad of Moniteur Belge direct zoeken.

  • Gedateerd en ondertekend.

Uittreksel UBO-register / Extrait registre UBO

UBO register extract

  • Van het UBO-register (vereist toestemming van de NBB) of verstrekt door het bedrijf.

  • Verplicht volgens de Belgische wetgeving.

Beëdigde verklaring / Déclaration sur l'honneur

Sworn statement

  • Verklaring van het bedrijf als er geen UBO-registeruittreksel beschikbaar is.

  • Moet zijn ondertekend en binnen de afgelopen 3 maanden zijn gedateerd.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité

Identity documents of directors

  • Identiteitsbewijs of paspoort van bestuurders.

  • Alle bestuurders die het bedrijf kunnen vertegenwoordigen.

  • Moet in kleur worden ingediend, indien van toepassing aan beide zijden.

Identiteitsdocument UBO's / Pièce d'identité des UBOs

UBO identity documents

  • Voor alle geïdentificeerde UBO's.

  • Alle geldige identiteitsdocumenten worden geaccepteerd.

  • Moet in kleur zijn, indien van toepassing beide zijden.

Bewijs van adres / Justificatif de domicile

Proof of address of UBOs

  • Moet binnen de afgelopen 3 maanden zijn gedateerd.

Volmacht / Procuration

Power of Attorney (if applicable)

  • Van bevoegde bestuurders/raad van bestuur.

  • Moet bevoegdheid verlenen om rekeningen te openen en te beheren.

  • Moet gedateerd zijn (binnen het afgelopen jaar) en ondertekend.

  • Identiteitsdocument vereist als de wettelijke vertegenwoordiger niet de rekeninghouder is.

Financiële overzichten / Comptes annuels

Annual accounts or tax returns

  • Opgehaald bij de NBB Central Balance Sheet Office.

  • Moet de meest recente zijn.

  • Voor extra due diligence.

Belastingaangifte / Déclaration fiscale

Company's tax return

  • Moet door het bedrijf worden verstrekt.

  • Extra financiële controle.

Organigram / Organigramme

Company structure chart

  • Moet door het bedrijf worden verstrekt.

  • Het document moet echt en de nieuwste versie zijn.

  • Voor complexe eigendomsstructuren.

Zelfstandigen

Rechtsvormen

Rechtsvorm (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Eenmanszaak / Enterprise individuelle

Self-employed

Geaccepteerde documenten

Type document (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Details

Uittreksel Handelsregister / Extrait BCE*

Proof of Registration*

  • Moet officieel zijn en gedateerd.

  • Opgehaald door Swan uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

  • Moet het volgende bevatten: naam, adres, registratienummer, beschrijving van de activiteit.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité*

Identity document of individual*

  • Standaard identiteitscontrole.

  • De persoon vertegenwoordigt zichzelf - geen aparte rechtspersoon.

  • Moet in kleur worden ingediend, indien van toepassing aan beide zijden.

Eerste overschrijving / Premier transfert*

First transfer*

  • Alleen voor zelfstandigen.

  • Moet een eerste overschrijving doen naar hun betaalrekening vanaf een andere bankrekening die op hun naam staat.

  • De bankrekening moet binnen de Europese Economische Ruimte (EER) zijn.

Verenigingen

Rechtsvormen

Rechtsvorm (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Vereniging zonder winstoogmerk (VZW) / Association sans but lucratif (ASBL)

Non-Profit Organization

Internationale Vereniging zonder winstoogmerk (IVZW) / Association Internationale sans but lucratif (AISBL)

International Non-Profit Organization

Stichting / Fondation

Foundation

Geaccepteerde documenten

Type document (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Details

Uittreksel Handelsregister / Extrait BCE*

Proof of Registration*

  • Moet officieel zijn en gedateerd.

  • Opgehaald door Swan bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Akte van Oprichting / Statuts*

Articles of Association*

  • Gedateerd en ondertekend.

  • Moet de bedrijfsnaam, doelstellingen en managementstructuur bevatten.

Notulen vergadering / Procès verbal*

Latest meeting minutes*

  • Moeten de meest recente zijn

  • Ondertekend door de aanwezigen.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité

Identity document of UBOs

  • Alle geldige identiteitsdocumenten worden geaccepteerd.

  • Moet in kleur zijn (indien van toepassing aan beide zijden).

KVK uittreksel UBO-register / Extrait registre UBO

Ultimate Beneficial Owner (UBO) certificate

  • Officieel document ondertekend en gestempeld.

  • Wordt vereist, indien niet duidelijk vermeld op het bewijs van registratie.

  • Screenshots van de UBO-verklaring worden niet geaccepteerd.

Bewijs van adres / Justificatif de domicile

Proof of address of UBOs

  • Moet binnen de afgelopen 3 maanden zijn gedateerd.

Bewijs van adres / Justificatif de l'adresse de la société

Proof of company address

  • Moet binnen de afgelopen 3 maanden zijn gedateerd.

Aangifte vennootschapsbelasting / Avis d'imposition

Business income tax return

  • Meest recente (voor het voorgaande jaar).

Volmacht / Procuration

Power of Attorney and identity document of the legal representative

  • Moet gedateerd zijn (binnen het afgelopen jaar) en ondertekend.

  • Identiteitsbewijs vereist als de wettelijke vertegenwoordiger niet de rekeninghouder is.

  • Moet in kleur worden ingediend (indien van toepassing beide zijden).

Verenigingen van eigenaren

Rechtsvormen

Rechtsvorm (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Vereniging van Mede-eigenaars / Association de copropriétaires (ACP)

Homeowners association (HOA)

Geaccepteerde documenten

Type document (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Details

Uittreksel Handelsregister / Extrait BCE*

Proof of Registration*

  • Van CBE Public Search op adres of registratienummer - opslaan als pdf.

  • ⚠️ Opmerking: sommige VvE's zijn nog niet geregistreerd in CBE.

Basisakte en appartementsreglement / Acte de base et règlement de copropriété*

Articles of Association*

  • Te verstrekken door VvE.

  • Fundamentele bestuursdocumenten.

Notulen vergadering / Procès verbal*

Latest meeting minutes*

  • Te verstrekken door VvE.

  • Toont huidige beslissingen en bevoegdheden.

  • Moet de meest recente versie zijn en ondertekend zijn door de voorzitter van de vergadering, de secretaris en de aanwezige mede-eigenaren.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité*

Identity document of Syndic*

  • Alle geldige identiteitsdocumenten worden geaccepteerd.

  • De syndicus is de enige wettelijke vertegenwoordiger.

  • Moet in kleur worden ingediend (indien van toepassing beide zijden).

Professionele referenties / Attestation professionnelle

Professional credentials

  • IPI-nummerverificatie van de IPI-website.

  • IPI-nummerformaat: 6 cijfers (bijv. 505.833).

  • Verificatie of het om een professionele syndicus gaat.

Financiële verklaring / Compte financier

Financial statement

  • Te verstrekken door VvE.

  • Voor extra due diligence.

Volmacht / Procuration

Power of attorney from Syndic

  • Alleen van Syndic.

  • ⚠️ Syndic kan niet delegeren zonder toestemming van de algemene vergadering.

  • Bewijs van toestemming van de algemene vergadering voor delegatie vereist.

  • Moet gedateerd zijn (binnen het afgelopen jaar) en ondertekend.

Coöperaties

Rechtsvormen

Rechtsvorm (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Coöperatieve Vennootschap (CV) / Société Coopérative (SC)

Cooperative

Geaccepteerde documenten

Type document (Nederlands/Frans)

Beschrijving (Engels)

Details

Uittreksel Handelsregister / Extrait BCE*

Proof of Registration*

  • Moet officieel en gedateerd zijn.

  • Opgehaald door Swan uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Lidmaatschapsovereenkomst / Convention d'adhésion*

Membership agreement*

  • Moet de namen van de leden, de voorwaarden en de bepalingen van het lidmaatschap bevatten.

Akte van Oprichting / Statuts*

Articles of Association*

  • Gedateerd en ondertekend.

  • Moet de doelstellingen van het bedrijf en de bestuursstructuur bevatten.

Notariële oprichtingsakte / Acte notarié de constitution*

Notarial deed of incorporation (with list of directors)*

  • Bevat de benoeming van bestuursleden in de slotbepalingen.

Uittreksel UBO-register / Extrait registre UBO

Ultimate Beneficial Owner (UBO) certificate

  • Officieel document, ondertekend en gestempeld.

  • Vereist als het niet duidelijk naar voren komt uit het bewijs van registratie.

  • Als dit niet beschikbaar is, kan een lidmaatschapscertificaat, aandeelcertificaat of UBO-bevestigingsbrief worden geaccepteerd.

  • Screenshots van de UBO-verklaring worden niet geaccepteerd.

Notulen vergadering / Procès-verbal

Meeting minutes, house rules, member list, voting records, or board member documents

  • Alleen nodig als er leden of investeerders zijn.

  • Moet de nieuwste versie zijn.

  • Ondertekend door de aanwezigen.

  • Niet verplicht voor coöperaties die minder dan 1 jaar bestaan.

Bewijs van adres / Justificatif de domicile

Proof of address

  • Moet binnen de afgelopen 3 maanden zijn gedateerd.

Financiële overzichten / États financiers

Financial statements

  • Meest recente jaarverslag of balans.

  • Gedateerd binnen de laatste 3 maanden.

Volmacht / Procuration

Power of Attorney and identity document of the legal representative

  • Moet zijn gedateerd (binnen het laatste jaar) en ondertekend.

  • Identiteitsbewijs nodig als de wettelijke vertegenwoordiger niet de rekeninghouder is.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité

Identity document of UBOs

  • Alle geldige identiteitsbewijzen worden geaccepteerd.

  • Moet in kleur zijn (beide zijden indien van toepassing).

Bewijs van adres / Justificatif de domicile

Proof of address of UBOs

  • Moet binnen de afgelopen 3 maanden zijn gedateerd.

Was dit een antwoord op uw vraag?