Inkomende e-mail instellen

Binnen InformerOnline is het mogelijk om inkoopfacturen direct naar de boekhouding te laten mailen. Hiervoor dien je wel bepaalde instellingen goed te zetten. Hieronder word uitgelegd welke instellingen en hoe deze ingesteld dienen te worden.

Een groot voordeel van deze functie is bovendien de mogelijkheid tot het automatisch inlezen van de facturen d.m.v. OCR, het welbekende “scannen en herkennen”, waarbij de inhoud van de facturen door InformerOnline wordt herkend.

Je kunt daarom ook zelf de facturen naar dit e-mailadres doorsturen. Het gebruik van OCR zit echter niet standaard bij je abonnement inbegrepen. Dit is een aanvullende optie.

Om de e-mail instellingen voor de inkomende e-mail aan te passen, klik je in het menu aan de linkerkant op “Instellingen” en vervolgens onder “Stamgegevens” op “E-mail instellingen”.

Bovenin het scherm kan je het e-mailadres instellen dat je voor deze functie zou willen gebruiken. Indien het adres nog vrij is, zal deze worden aangemaakt. Vervolgens kun je ook aangegeven of je een bericht wilt ontvangen bij elke binnengekomen factuur. ​ ​

Maak je gebruik van een Forward (een automatische doorstuur functie) om je facturen door te sturen, dan dien je iets extra's in te stellen.

In het invulveld onder de @informeronline.eu kun je het forward e-mailadres invullen. Hier vul je dus het oorspronkelijke e-mailadres in dat de mail heeft ontvangen. ​ ​

In het bovenstaand voorbeeld komen de facturen eigenlijk binnen op facturen@voorbeeld.nl maar is ingesteld dat deze direct doorgestuurd worden naar voorbeeld@informer.eu.

Mocht je e-mail willen ontvangen als er een factuur is binnengekomen, kun je via het pulldown menu deze optie selecteren. Tevens kun je daar een e-mailadres opgeven waarop je de mails wilt ontvangen.

Let op: Het is ook mogelijk om met dit e-mailadres te mailen naar het verkoopboek en archief.
In onderstaand voorbeeld gaan we ervan uit dat het ingestelde e-mailadres voorbeeld-58ecf9@informeronline.eu is.
Om rechtstreeks te mailen naar het verkoopboek stuur je een e-mail naar voorbeeld.sales-58ecf9@informeronline.eu.
Om rechtstreeks te mailen naar het archief stuur je een e-mail naar voorbeeld.archive-58ecf9@informeronline.eu@informer.eu. ​