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Preuve d'enregistrement pour les entreprises belges

Matthijs Meijers avatar
Écrit par Matthijs Meijers
Mis à jour aujourd’hui

Dans la mesure du possible, Swan récupère de manière autonome les documents requis. Si cela n’est pas possible, Swan peut demander les documents listés sur cette page afin d’ouvrir un compte pour votre entreprise enregistrée en Belgique.

Avertissement: Les documents marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. Tous les autres documents peuvent être demandés au cas par cas.

Les documents doivent être rédigés en alphabet latin et doivent être complets, exacts et conformes aux exigences légales.

Entreprises

Formes Juidiques

Forme juridique (néerlandais/français)

Description (anglais)

Besloten Vennootschap (BV) / Société à Responsabilité Limitée (SRL)

Private Limited Liability Company

Naamloze Vennootschap (NV) / Société Anonyme (SA)

Public Limited Company

Vennootschap onder Firma (VOF) / Société en Nom Collectif (SNC)

General Partnership

Commanditaire Vennootschap (CommV) / Société en Commandite Simple (SCS)

Limited Partnership

Coöperatieve Vennootschap (CV) / Société Coopérative (SC)

Cooperative Company

Maatschap / Société Simple

Private Partnership without legal personality

Documents acceptés

Type de document (néerlandais/français)

Description (anglais)

Détails

Uittreksel Handelsregister / Extrait Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)*

Proof of Registration*

  • Doit être officiel et daté.

  • Récupéré par Swan auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

  • Doit être daté de moins de 3 mois.

Akte van Oprichting / Statuts*

Articles of Association*

  • Doit être la version la plus récente publiée.

  • Récupéré auprès de la CBE → Publications dans la Gazette nationale ou le Moniteur belge en recherche directe.

  • Daté et signé.

Uittreksel UBO-register / Extrait registre UBO

UBO register extract

  • Provenant du registre UBO (nécessite l'autorisation de la BNB) ou de la société.

  • Obligatoire en vertu de la législation belge.

Beëdigde verklaring / Déclaration sur l'honneur

Sworn statement

  • Déclaration de la société si l'extrait du registre UBO n'est pas disponible.

  • Doit être signée et datée au cours des 3 derniers mois.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité

Identity documents of directors

  • Pièce d'identité ou passeport des administrateurs.

  • Tous les administrateurs pouvant représenter la société.

  • Doivent être fournis en couleur, recto verso le cas échéant.

Identiteitsdocument UBO's / Pièce d'identité des UBOs

UBO identity documents

  • Pour tous les UBO identifiés.

  • Tous les documents d'identité valides sont acceptés.

  • Doit être en couleur, recto verso le cas échéant.

Bewijs van adres / Justificatif de domicile

Proof of address of UBOs

  • Doit être daté de moins de 3 mois.

Volmacht / Procuration

Power of Attorney (if applicable)

  • De la part des administrateurs autorisés/du conseil d'administration.

  • Doit accorder le pouvoir d'ouvrir et de gérer des comptes.

  • Doit être datée (au cours de l'année écoulée) et signée.

  • Pièce d'identité requise si le représentant légal n'est pas le titulaire du compte.

Financiële overzichten / Comptes annuels

Annual accounts or tax returns

  • Obtenus auprès du Bureau central des bilans de la BNB.

  • Doivent être les plus récents.

  • Pour une diligence raisonnable renforcée.

Belastingaangifte / Déclaration fiscale

Company's tax return

  • À fournir par l'entreprise.

  • Vérification financière supplémentaire.

Organigram / Organigramme

Company structure chart

  • À fournir par l'entreprise.

  • Le document doit être authentique et correspondre à la dernière version.

  • Pour les structures de propriété complexes.

Travailleurs indépendants

Formes juridiques

Forme juridique (néerlandais/français)

Description (anglais)

Eenmanszaak / Entreprise individuelle

Self-employed

Documents acceptés

Type de document (néerlandais/français)

Description (anglais)

Détails

Uittreksel Handelsregister / Extrait BCE*

Proof of Registration*

  • Doit être officiel et daté.

  • Récupéré par Swan auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

  • Doit mentionner : nom, adresse, numéro d'enregistrement, description de l'activité.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité*

Identity document of individual*

  • Vérification d'identité standard.

  • La personne physique se représente elle-même - aucune entité juridique distincte.

  • Doit être présenté en couleur, recto verso le cas échéant.

Eerste overschrijving / Premier transfert*

First transfer*

  • Pour les travailleurs indépendants uniquement.

  • Doit effectuer un premier virement vers son compte de paiement à partir d'un autre compte bancaire enregistré à son nom.

  • Le compte bancaire doit se trouver dans l'Espace économique européen (EEE).

Associations

Formes juridiques

Forme juridique (néerlandais/français)

Description (anglais)

Vereniging zonder winstoogmerk (VZW) / Association sans but lucratif (ASBL)

Non-Profit Organization

Internationale Vereniging zonder winstoogmerk (IVZW) / Association Internationale sans but lucratif (AISBL)

International Non-Profit Organization

Stichting / Fondation

Foundation

Documents acceptés

Type de document (néerlandais/français)

Description (anglais)

Détails

Uittreksel Handelsregister / Extrait BCE*

Proof of Registration*

  • Doit être officiel et daté.

  • Récupéré par Swan auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

Akte van Oprichting / Statuts*

Articles of Association*

  • Datés et signés.

  • Doit inclure le nom de la société, ses objectifs et sa structure de gestion.

Notulen vergadering / Procès verbal*

Latest meeting minutes*

  • Doit être le plus récent.

  • Signé par les participants.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité

Identity document of UBOs

  • Tous les documents d'identité valides sont acceptés.

  • Doit être en couleur (recto et verso, le cas échéant).

KVK uittreksel UBO-register / Extrait registre UBO

Ultimate Beneficial Owner (UBO) certificate

  • Document officiel signé et tamponné.

  • Demandé s'il n'apparaît pas clairement sur la preuve d'enregistrement.

  • Les captures d'écran de la déclaration UBO ne sont pas acceptées.

Bewijs van adres / Justificatif de domicile

Proof of address of UBOs

  • Doit être daté de moins de 3 mois.

Bewijs van adres / Justificatif de l'adresse de la société

Proof of company address

  • Doit être daté de moins de 3 mois.

Aangifte vennootschapsbelasting / Avis d'imposition

Business income tax return

  • La plus récente (pour l'année précédente).

Volmacht / Procuration

Power of Attorney and identity document of the legal representative

  • Doit être daté (au cours de l'année écoulée) et signé.

  • Pièce d'identité requise si le représentant légal n'est pas le titulaire du compte.

  • Doit être fourni en couleur (recto et verso, le cas échéant).

Associations de propriétaires

Formulaires juridiques

Formulaire juridique (néerlandais/français)

Description (anglais)

Vereniging van Mede-eigenaars / Association de copropriétaires (ACP)

Homeowners association (HOA)

Documents acceptés

Type de document (néerlandais/français)

Description (anglais)

Détails

Uittreksel Handelsregister / Extrait BCE*

Proof of Registration*

  • À partir de la recherche publique CBE à l'aide de l'adresse ou du numéro d'enregistrement - enregistrer au format PDF.

  • ⚠️ Remarque : certaines associations de copropriétaires ne sont pas encore enregistrées dans le CBE.

Basisakte en appartementsreglement / Acte de base et règlement de copropriété*

Articles of Association*

  • À fournir par l'association des copropriétaires.

  • Documents fondamentaux régissant la copropriété.

Notulen vergadering / Procès verbal*

Latest meeting minutes*

  • À fournir par l'association des propriétaires.

  • Indique les décisions actuelles et l'autorité.

  • Doit être le plus récent et signé par le président de l'assemblée, le secrétaire et les copropriétaires présents.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité*

Identity document of Syndic*

  • Tous les documents d'identité valides sont acceptés.

  • Le syndic est le seul représentant légal.

  • Doit être présenté en couleur (recto et verso, le cas échéant).

Professionele referenties / Attestation professionnelle

Professional credentials

  • Vérification du numéro IPI sur le site web de l'IPI.

  • Format du numéro IPI : 6 chiffres (par exemple, 505.833).

  • Vérification du statut de syndic professionnel.

Financiële verklaring / Compte financier

Financial statement

  • À fournir par l'association des copropriétaires.

  • Pour une diligence raisonnable renforcée.

Volmacht / Procuration

Power of attorney from Syndic

  • Uniquement par le syndic.

  • ⚠️ Le syndic ne peut déléguer sans l'accord de l'assemblée générale.

  • Preuve de l'autorisation de l'assemblée générale pour la délégation requise.

  • Doit être datée (au cours de l'année écoulée) et signée.

Coopératives

Formes juridiques

Forme juridique (néerlandais/français)

Description (anglais)

Coöperatieve Vennootschap (CV) / Société Coopérative (SC)

Cooperative

Documents acceptés

Type de document (néerlandais/français)

Description (anglais)

Détails

Uittreksel Handelsregister / Extrait BCE*

Proof of Registration*

  • Doit être officiel et daté.

  • Récupéré par Swan auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

Lidmaatschapsovereenkomst / Convention d'adhésion*

Membership agreement*

  • Doit inclure les noms des membres, les conditions générales d'adhésion.

Akte van Oprichting / Statuts*

Articles of Association*

  • Datés et signés.

  • Doit inclure les objectifs de la société et la structure de gestion.

Notariële oprichtingsakte / Acte notarié de constitution*

Notarial deed of incorporation (with list of directors)*

  • Comprend la nomination des membres du conseil d'administration dans les dispositions finales (Slotbepalingen).

Uittreksel UBO-register / Extrait registre UBO

Ultimate Beneficial Owner (UBO) certificate

  • Document officiel signé et tamponné.

  • Demandé s'il n'apparaît pas clairement sur la preuve d'enregistrement.

  • S'il n'est pas disponible, un certificat d'adhésion, un certificat d'actions ou une lettre de confirmation de l'UBO peuvent être acceptés.

  • Les captures d'écran de la déclaration UBO ne sont pas acceptées.

Notulen vergadering / Procès-verbal

Meeting minutes, house rules, member list, voting records, or board member documents

  • Uniquement requis une fois que les membres ou les investisseurs ont été intégrés.

  • Doit s'agir des dernières versions.

  • Signé par les participants.

  • Non obligatoire pour les coopératives de moins d'un an.

Bewijs van adres / Justificatif de domicile

Proof of address

  • Doit être daté de moins de 3 mois.

Financiële overzichten / États financiers

Financial statements

  • Dernier rapport annuel ou bilan.

  • Daté de moins de 3 mois.

Volmacht / Procuration

Power of Attorney and identity document of the legal representative

  • Doit être daté (au cours de l'année écoulée) et signé.

  • Pièce d'identité requise si le représentant légal n'est pas le titulaire du compte.

Identiteitsdocument / Pièce d'identité

Identity document of UBOs

  • Tous les documents d'identité valides sont acceptés.

  • Doit être en couleur (recto et verso, le cas échéant).

Bewijs van adres / Justificatif de domicile

Proof of address of UBOs

  • Doit dater de moins de 3 mois.

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